Hoe Officient bedrijven helpt gebruik maken van de berg HR data waarop ze zitten

Geïnformeerde HR beslissingen nemen door het samenbrengen van de HR data die in de onderneming zit, dat is de meerwaarde die Officient brengt. 'De software centraliseert alle werknemersgegevens, wat het gemakkelijker maakt om te gaan vergelijken. Dat is één van de grootste troeven van het platform', vertelt Michiel Crommelinck, co-founder van Officient.

'Ondernemingen hebben weinig zicht op de HR data waarover ze beschikken. Persoonlijke gegevens, contracten, loongegevens of afwezigheden. Deze data zit vaak verspreid tussen meerdere partijen zoals medewerkers, leidinggevenden, HR en het sociaal secretariaat. Ons platform brengt al deze informatie voor jou samen in één gebruiksvriendelijke tool.'

'De software biedt verschillende hulpmiddelen aan om data te gaan centraliseren. Je kan zelf loonpakketten toevoegen en dan geven we je een simulatie van wat het totale loonpakket zou kosten. Leg je de koppeling met het sociaal secretariaat, dan gebeurt dit proces automatisch en worden de cijfers nog accurater. Voeg je daarnaast nog andere voordelen toe zoals een bedrijfslaptop, de gedane opleidingen en de afgenomen software licenties, dan krijg je heel snel een totaalbeeld van de kosten voor elke medewerker', aldus Michiel Crommelinck.

Transparantie helpt personeelskosten te verminderen

'De transparantie die we verhogen met het platform, zorgt ervoor dat je beter geïnformeerde beslissingen kan nemen en verzekeren dat er geen zaken over het hoofd worden gezien. Dit kan resulteren in serieuze besparingen op de personeelskosten', verduidelijkt Michiel Crommelinck.

Een beter zicht op de verloning binnen het bedrijf, zorgt ervoor dat je gerichtere voorstellen kan formuleren voor nieuwe kandidaten. Niet alleen het wervingsbeleid is hierbij gebaat. Deze informatie kan ook gebruikt worden om samen met je sociaal secretariaat en de medewerker een geoptimaliseerd loonpakket samen te stellen. Beter afgesteld op de noden van de werknemer en een efficiëntere besteding van de middelen van de onderneming.

Operationele efficiëntie verhogen bij HR processen

'De tool zorgt ervoor dat er serieus wat tijdswinst kan geboekt worden binnen de HR afdeling zelf.' licht Michiel Crommelinck toe. 'Via de self-service kan een medewerker bijvoorbeeld zien hoeveel vakantie kan opgenomen worden. Dit voorkomt heel wat onnodig heen-en-weer mailen tussen de medewerker en HR. Een aanpassing aan het arbeidsreglement laten goedkeuren door werknemers? Daar besparen we al snel enkele uren manuele opvolging uit, door een manier te voorzien waarbij men digitaal kan tekenen.'

HR data ter versterking van het menselijk kapitaal

Door het samenbrengen van HR gegevens kan je gemakkelijk gaan vergelijken, maar kan je ook sneller trends gaan signaleren. Zo kunnen we je gaan tonen hoeveel opleidings- of ziektedagen er gemiddeld worden opgenomen bij verschillende teams. Informatie die voordien vaak verborgen was. Visualiseren van deze trends helpt je als werkgever om problemen of opportuniteiten vroegtijdig te gaan signaleren.

HR data kan dus helpen om sneller te ontdekken als problemen zich voordoen, maar je zal pas een volledig beeld krijgen, wanneer je met de betrokken partijen gesproken hebt. Misschien biedt het opleidingsaanbod geen goede opties voor het sales team, en heeft het ziekteverzuim vooral te maken met een griepepidemie die zich liet voelen bij de klantendienst. Je kan dus HR data gebruiken om trends sneller te identificeren, en vervolgens deze aan te pakken door concrete actieplannen te formuleren op basis deze data en gerichte gesprekken met de verantwoordelijke.

Een virtuele HR assistent 

Ons platform vervult op deze manier de rol van een digitale HR assistent. Enerzijds om leidinggevenden en HR professionals te voorzien van de juiste informatie als basis voor slimmere beslissingen. Anderzijds zorgt de software ervoor dat de werking van verschillende HR processen enorm kan versnelt worden. Op termijn zou Officient je zelfstandig HR adviezen moeten formuleren. Zo zouden we je een suggestie kunnen geven voor een loonpakket van een kandidaat, op basis van beschikbare gegevens over de arbeidsmarkt. Of we zouden kunnen signaleren wanneer een arbeidscontract staat te verlopen, zodat de juiste administratieve handelingen tijdig verricht kunnen worden.